Würden wir diesen Ablauf heute noch genauso aufbauen?

Die meisten Prozesse in Unternehmen sind nicht schlecht konzipiert, sie wurden nur unter Bedingungen entwickelt, die es heute nicht mehr gibt. Genau deshalb lohnt sich eine Frage, die in Unternehmen viel öfter gestellt werden sollte: Würden wir diesen Ablauf heute noch genauso aufbauen?

Ein Prozess ist ein Produkt seiner Zeit

Abläufe entstehen selten aus dem Nichts. Sie werden zu einem bestimmten Zeitpunkt entwickelt, mit den Werkzeugen, Möglichkeiten und Denkweisen, die damals zur Verfügung standen. Mit der Zeit ändern sich Technologien, Teams und Rahmenbedingungen, der Prozess selbst bleibt aber oft unverändert.

Das Ergebnis: Abläufe, die vor Jahren sinnvoll waren, aber heute unnötig kompliziert wirken. Nicht weil sie schlecht gedacht waren, sondern weil sich das Umfeld weiterentwickelt hat und der Prozess nicht mitgewachsen ist.

Ein Beispiel aus der Praxis: Arbeitssicherheit

Arbeitssicherheit war und ist eine zentrale Leidenschaft in meiner Arbeit. Ein konkretes Ziel bestand darin, Beinaheunfälle systematisch zu erfassen, um Risiken frühzeitig zu erkennen und Arbeitsunfälle zu vermeiden.

Die entscheidende Frage dabei war nicht technischer, sondern menschlicher Natur: Wie schaffen wir es, dass Mitarbeiter solche Situationen auch wirklich melden?

Die naheliegende Antwort wäre gewesen, mehr Vorschriften einzuführen. Doch das war nicht der richtige Weg. Stattdessen stand ein anderer Gedanke im Mittelpunkt: Machen wir es den Menschen so einfach wie möglich.

Mit bereits vorhandenen Werkzeugen, Microsoft SharePoint und Power Apps, wurde eine unkomplizierte digitale Erfassung entwickelt. Die Mitarbeiter im Lager nahmen die Lösung begeistert an, weil sie den tatsächlichen Arbeitsalltag berücksichtigte, statt zusätzlichen Aufwand zu schaffen.

Das Ergebnis war eindeutig: Es konnten wertvolle Informationen gewonnen und zahlreiche Präventivmaßnahmen umgesetzt werden.

Nicht die Technologie war entscheidend

Der eigentliche Erfolgsfaktor in diesem Beispiel war nicht die eingesetzte Software. Entscheidend war, dass der Ablauf aus der Perspektive jener Menschen neu gedacht wurde, die täglich damit arbeiten.

Diese Reihenfolge ist zentral für jede Form von Prozessverbesserung:

• Zuhören: Wie erleben die Menschen den bestehenden Ablauf wirklich?
• Hinterfragen: Welche Schritte sind noch notwendig, welche nur historisch gewachsen?
• Gemeinsam vereinfachen: Wie kann der Prozess reduziert werden, ohne an Wirkung zu verlieren?

Erst danach stellt sich die Frage, welche Technologie den vereinfachten Ablauf sinnvoll unterstützen kann. Technologie ist ein Werkzeug, kein Ausgangspunkt.

Schneller machen ist nicht dasselbe wie besser machen

Ein weit verbreitetes Missverständnis in der Prozessoptimierung ist die Annahme, es gehe in erster Linie darum, bestehende Abläufe zu beschleunigen. Doch Geschwindigkeit allein löst selten ein strukturelles Problem.

Das eigentliche Ziel sollte ein anderes sein: gemeinsam herauszufinden, wie ein Ablauf heute besser gestaltet werden würde, wenn man ihn neu entwickeln könnte. Diese Perspektive verändert die Art der Lösungen grundlegend. Statt bestehende Schritte zu optimieren, wird der gesamte Ablauf noch einmal von Grund auf betrachtet.

Warum diese Frage so wirksam ist

Die Frage „Würden wir das heute noch genauso machen?“ funktioniert deshalb so gut, weil sie keine Schuldzuweisung enthält. Sie unterstellt nicht, dass ein Prozess falsch war. Sie öffnet stattdessen den Raum für eine ehrliche Bestandsaufnahme: Was war damals richtig, und was hat sich seitdem verändert?

Diese Offenheit ist entscheidend, denn Mitarbeiter teilen ihre Beobachtungen eher, wenn sie nicht das Gefühl haben, vergangene Entscheidungen zu kritisieren. Genau diese Beobachtungen aus der täglichen Praxis sind oft der wertvollste Ausgangspunkt für echte Verbesserungen.

Wie Unternehmen diese Frage konkret nutzen können

Die Methode hinter dem Beispiel aus der Arbeitssicherheit lässt sich auf viele andere Bereiche übertragen, etwa auf interne Freigabeprozesse, Berichtswege oder wiederkehrende Abstimmungsrunden. Entscheidend ist dabei immer dieselbe Grundhaltung:

• Den Ablauf aus Sicht der Menschen betrachten, die ihn täglich durchlaufen.
• Offen fragen, ob die ursprünglichen Gründe für den Prozess heute noch gelten.
• Vereinfachung vor Technologie stellen.
• Technologie gezielt dort einsetzen, wo sie den vereinfachten Ablauf unterstützt.

Dieser Zugang führt zu Lösungen, die nicht nur effizienter sind, sondern auch tatsächlich angenommen werden, weil sie aus der Realität der Betroffenen entstehen und nicht an ihr vorbeigeplant wurden.

Der Impuls für die kommende Woche

Nehmen Sie einen vertrauten Ablauf in Ihrem Unternehmen und fragen Sie Ihr Team: „Würden wir das heute noch genauso machen?“

Die Antworten könnten überraschen. Oft zeigt sich dabei, dass ein Prozess nicht grundsätzlich falsch war, sondern einfach nicht mehr zur heutigen Realität passt. Und genau dort beginnt echte Prozessverbesserung: nicht mit neuer Technologie, sondern mit einer ehrlichen Frage.